Mọi lead Hot và Warm đều có người gọi, đúng lúc
Khách vừa điền form là lúc dễ trao đổi nhất. X-CRM B2B giao việc gọi ngay cho đúng người, kèm thời hạn, rồi tạo sẵn bước tiếp theo tới khi ký hợp đồng và gia hạn.
Bản demo có sẵn dữ liệu mẫu, mỗi lần đăng nhập là một phiên thử riêng 6 giờ.
- HotLead nóng1 giờ
- WarmĐang quan tâm2 giờ
- CoolMới tiếp cận4 giờ
Nhiều lead không mất ở khâu thu hút. Chúng mất ở đoạn chuyển từ marketing sang sales.
Lead tốn ngân sách để có, nhưng sau khi chuyển cho sales thường chưa có người được giao gọi, chưa ai đo khách chờ bao lâu, còn bước tiếp theo nằm trong trí nhớ từng người.
Khâu nào cũng có việc tiếp theo, người phụ trách và thời hạn.
Lead Hot nằm chờ vài ngày mới có người gọi
Khách đã nguội hoặc đã chọn bên khác
Việc cần làm nằm rải rác trong Excel, sổ tay, tin nhắn
Dễ quên follow‑up; sales nghỉ là mất lịch sử khách
Một khách được nhập nhiều lần, mỗi sales giữ một bản riêng
Hai người cùng gọi một khách, báo cáo lệch số
Marketing không biết lead đã được xử lý tới đâu
Không biết kênh nào ra hợp đồng để phân bổ ngân sách
Cuối tháng mới có số liệu, phải tổng hợp tay
Deal chững lại, phát hiện khi đã muộn
Hợp đồng sắp hết hạn, chưa ai được giao theo dõi
Bỏ lỡ doanh thu gia hạn lẽ ra giữ được
Một quy trình khép kín, từ lead đầu tiên tới hợp đồng
Lead vào là có người nhận và có hạn xử lý, mọi việc được ghi lại trên cơ hội. Nếu dùng BowNow, kết quả được gửi về để marketing cùng theo dõi.
Lead vào hệ thống
Nhập tay với mức Hot, Warm, Cool, hoặc tự vào từ BowNow qua webhook có xác thực.
Tạo cơ hội, giao đúng người
Chống trùng theo email, số di động, mã số thuế. Lead mới về Quản lý Sales, khách cũ về đúng người từng phụ trách.
Cuộc gọi đầu tiên có hạn
Hot 1 giờ, Warm 2 giờ, Cool 4 giờ, tính theo giờ làm việc.
Mỗi giai đoạn có việc kế tiếp
Chuyển giai đoạn là có ngay việc tiếp theo, kèm thời hạn.
Tạo việc bàn giao, theo dõi thanh toán và tạo hợp đồng ngay trên cơ hội.
Bắt buộc ghi lý do; báo cáo cho thấy đội hay mất khách ở đâu.
Hẹn gọi lại sau N tháng; nếu có BowNow, lead tự về Cold để marketing nuôi dưỡng.
Chưa dùng BowNow? Hệ thống vẫn chạy đầy đủ với lead nhập tay. BowNow là kết nối tuỳ chọn.
Từ New Lead tới gia hạn hợp đồng, mỗi khâu đều rõ ai làm gì
Hệ thống lo phần việc lặp lại, sales tập trung trao đổi với khách.
| Khâu | Hệ thống tự làm | Sales làm |
|---|---|---|
| 1. New Lead | Nhận lead, chống trùng, giao đúng sales, tạo việc gọi theo mức Hot / Warm / Cool | Gọi lần đầu, ghi kết quả |
| 2. Follow leadĐã liên hệ → Đàm phán | Tạo việc theo giai đoạn; không nghe máy thì hẹn lại sau 4 giờ, tối đa 3 lần | Tìm hiểu nhu cầu, demo, gửi đề xuất, ghi chú bối cảnh |
| 3. Chốt deal | Tạo việc thanh toán, bàn giao; cập nhật báo cáo | Bấm Thắng hoặc Thua, ghi lý do thua |
| 4. Hợp đồng | Tạo hợp đồng từ cơ hội thắng, điền sẵn thông tin, theo dõi ngày hết hạn | Nhập số, ngày hiệu lực, ngày hết hạn, link bản ký |
| 5. Gia hạn | Nhắc trước 90 / 60 / 30 / 7 ngày, tự tạo cơ hội "Gia hạn" | Gia hạn nối tiếp hoặc chấm dứt kèm lý do |
| PendingKhách chưa sẵn sàng | Hẹn gọi lại sau N tháng (mặc định 3); có BowNow thì lead tự về Cold | Chọn lý do và số tháng hẹn gọi lại |
Mỗi tính năng nhằm một việc: lead và khách hàng luôn có người theo
Chuyển giai đoạn là có ngay việc kế tiếp
Pipeline kéo thả, mỗi thẻ hiện mức độ, giá trị, giải pháp quan tâm và việc tiếp theo. Giai đoạn do doanh nghiệp tự đặt.
- Playbook: vào giai đoạn nào, có sẵn việc của giai đoạn đó
- Tự cấu hình giai đoạn và xác suất chốt
- Hạn theo giờ làm việc, bỏ qua giờ nghỉ, cuối tuần, ngày lễ
- Nhắc khi cơ hội chưa có bước tiếp theo
Lead nóng được gọi khi khách còn đang quan tâm
Mức độ của cơ hội quyết định hạn gọi lần đầu. Lead nhập tay chọn Hot, Warm hoặc Cool; lead từ BowNow nhận mức theo trạng thái trên BowNow.
- Lead vào lúc 16:30 thứ Sáu thì hạn gọi là đầu giờ làm việc kế tiếp
- Báo cáo đo tỷ lệ gọi lần đầu đúng hạn
Sales thấy đủ bối cảnh trước khi nhấc máy
Lead Hot, Warm tự vào pipeline. Trước khi gọi, sales thấy form khách đã gửi, tag, số phiên truy cập của công ty, điểm đánh giá và gợi ý bước tiếp theo trên một màn hình.
- Giao lead tự động: lead mới về Quản lý Sales, khách cũ về người từng phụ trách
- Ghi ngược về BowNow: Thắng, Thua, Pending cập nhật trạng thái; ghi chú, cuộc gọi gửi về dạng memo
- Mở trên BowNow để xem lịch sử truy cập Phiên / PV / CV
- Nhật ký tích hợp ghi lại từng lần đồng bộ
Chi tiết đồng bộ BowNow
Chấm điểm cơ hội từ dữ liệu BowNow thật
Mỗi cơ hội có 2 điểm 0 - 100, bấm "Xem cách tính" để thấy từng tiêu chí.
- Mức độ quan tâm: trạng thái, form đã gửi, tag, số người cùng công ty truy cập
- Khả năng chốt deal: giai đoạn, nhu cầu, người quyết định; trừ điểm khi quá hạn
- Tiêu chí chưa có dữ liệu thì không tính vào điểm
- Gợi ý bước tiếp theo theo tín hiệu, ví dụ vừa gửi form thì gọi ngay
Hồ sơ BowNow đầy đủ trên cơ hội và người liên hệ
Một thẻ dữ liệu chung cho cơ hội và người liên hệ, không cần mở BowNow để tra.
- Trạng thái, nguồn lead, tag, form, nhóm email, người phụ trách
- Trường tuỳ chỉnh đúng thứ tự như trên BowNow
- Ghi chú marketing viết trên BowNow hiện ngay trong CRM
- Gộp lead trùng do email khác chữ hoa / thường
Biết cả công ty khách đang quan tâm tới đâu
Người điền form thường không phải người duy nhất đang tìm hiểu. Sales thấy mức quan tâm của cả công ty.
- Lead
- Người đã để lại thông tin, có hồ sơ trên BowNow
- Người truy cập
- Số người từ mạng công ty đã vào website, kể cả chưa để lại thông tin
- Phiên
- Tổng lượt truy cập website của những người đó
Nút "Xem trên BowNow" mở hồ sơ để xem từng người truy cập, Phiên, PV, CV.
Pending trên CRM, lead tự về Cold trên BowNow
Sales bấm Pending, CRM tự chuyển lead về Cold trên BowNow, không ai phải sửa tay.
- Tên trạng thái đổi được, mặc định là Cold
- Ghi vào Nhật ký tích hợp và memo trên BowNow
- Marketing biết ngay lead nào cần nuôi dưỡng
- Khách nóng lại thì cơ hội tự mở lại, có việc gọi ngay
Cơ hội Pending trên hệ thống thật
Lý do, ngày hẹn và việc gọi lại được tạo sẵn; lead đã về Cold trên BowNow.
- Chọn lý do và số tháng hẹn, mặc định 3 tháng
- Việc đang mở được huỷ để tránh nhắc nhầm
- Việc gọi lại rơi vào giờ làm việc
Doanh thu định kỳ không phụ thuộc vào việc ai đó nhớ ngày hết hạn
Ngày hết hạn thường cách ngày ký nhiều tháng nên dễ bị quên. Mỗi hợp đồng có người phụ trách, trạng thái tự cập nhật từ Đang hiệu lực tới Đã gia hạn hoặc Đã chấm dứt.
- Chuỗi gia hạn: hợp đồng mới nối tiếp, điền sẵn từ hợp đồng cũ
- Đính kèm link bản ký, phụ lục
Họp đầu tuần với số liệu của hôm nay
Số liệu theo kỳ, theo từng sales, so với kỳ trước ở cùng số ngày đã qua. Không ai phải tổng hợp tay.
- Doanh số chốt, tỷ lệ thắng, giá trị trung bình mỗi deal, chu kỳ bán hàng
- Dự báo chốt theo tháng, nhân xác suất giai đoạn
- Phễu chuyển đổi: khách rơi nhiều nhất ở bước nào
- Cơ hội cần quyết định: giá trị lớn, quá hạn chốt, chưa có bước tiếp theo
- Hiệu quả theo sales, nguồn lead, giải pháp, lý do thua
Sales mở máy là biết hôm nay gọi ai, nhắn gì
Cài ra màn hình chính Android, iPhone bằng một chạm, thao tác một tay khi ở ngoài gặp khách.
- Thanh menu dưới: Tổng quan, Pipeline, Công việc, Công ty
- Gọi, nhắn Zalo, SMS ngay từ cơ hội theo mẫu
- Đồng bộ công việc lên Google Calendar
Những chi tiết nhỏ giúp cả đội phối hợp dễ hơn
Trang ghi chú cho từng lead
Ghi chú kiểu Notion trên mỗi cơ hội: bối cảnh, người quyết định, những gì đã hứa với khách.
- Gõ / để chọn tiêu đề, danh sách, việc cần làm
- Tự lưu, báo khi hai người cùng sửa
- Người vào hỗ trợ không phải hỏi lại từ đầu
Nhắc tên @ đồng nghiệp ngay trên cơ hội
Cần BOD duyệt giá hay quản lý hỗ trợ, sales gõ @ ngay trong ghi chú của cơ hội.
- Người được nhắc nhận thông báo trên chuông
- Mở được cơ hội đó kể cả khi không phải người phụ trách
Lọc đúng tệp khách, xuất đúng danh sách
Ghép nhiều điều kiện, đếm ngay số công ty khớp.
- Ngành, tỉnh, quy mô, nguồn, sales phụ trách, hợp đồng sắp hết hạn
- Lưu bộ lọc thành nút bấm nhanh, chia sẻ cho cả đội
- Xuất Excel có phân quyền, ghi nhật ký
Phân quyền Thêm / Sửa / Xoá cho từng người
Chỉnh quyền Thêm, Sửa, Xoá cho từng người trên 5 hạng mục.
- Mặc định theo vai trò, chỉnh riêng khi cần
- Máy chủ kiểm tra mọi thao tác
- Xoá phải gõ lại DELETE, có ghi nhật ký
Chống trùng dữ liệu
Báo trùng theo email, số di động, mã số thuế; gộp vẫn giữ đủ lịch sử.
Danh bạ nhiều - nhiều
Một người gắn với nhiều công ty, giữ lịch sử chức vụ cũ.
Giải pháp / Dịch vụ
Danh mục giải pháp; doanh số, tỷ lệ thắng theo từng giải pháp.
Nguồn cơ hội và nhóm khách hàng
Nguồn bắt buộc trên mỗi cơ hội; công ty chia thành tiềm năng, hiện hữu, đối tác.
Công việc và lịch
Danh sách, kanban, lịch tuần / tháng; loại việc tự đặt.
Dữ liệu ở lại khi nhân sự nghỉ
Khoá tài khoản kèm bàn giao cơ hội và việc đang mở.
Mỗi người thấy và làm đúng phần việc của mình
Phân quyền theo Bộ phận và Cấp bậc. Mỗi người chỉ thấy dữ liệu cần cho việc của mình; máy chủ kiểm tra từng thao tác.
BOD
Doanh số, dự báo và các deal lớn cần quyết định, không chờ cuối tháng.
Toàn quyền, kể cả Cài đặt hệ thốngTrưởng phòng kinh doanh
Thấy deal đang chững, giao lại lead, hỗ trợ đúng lúc.
Toàn bộ lead, hợp đồng của độiNhân viên kinh doanh
Mở máy là biết hôm nay gọi ai, nhắn gì.
Chỉ lead, hợp đồng mình phụ tráchTrưởng phòng marketing
Biết kênh nào ra lead được chốt, không chỉ nhiều lead.
Xem toàn bộ, thêm ghi chúNhân viên marketing
Theo dõi lead từ chiến dịch của mình, ghi chú cho sales.
Xem toàn bộ, thêm ghi chúQuản trị viên
Thiết lập người dùng, pipeline và các kết nối.
Toàn bộMỗi lợi ích gắn với một chỉ số có sẵn trong hệ thống
Đánh giá hiệu quả bằng số liệu trong hệ thống, không dựa vào cảm nhận.
Lead nóng được gọi kịp thời
đo bằngTỷ lệ gọi lead đúng hạn (Hot 1 giờ, Warm 2 giờ, Cool 4 giờ)
Không sót bước follow‑up
đo bằngSố việc quá hạn, cơ hội không có bước tiếp theo
Biết kênh marketing nào ra doanh thu
đo bằngLead, tỷ lệ thắng và doanh số theo nguồn
Biết bước nào làm rơi khách
đo bằngTỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn, điểm rơi lớn nhất
Dự báo doanh thu có cơ sở
đo bằngGiá trị pipeline theo tháng dự kiến chốt, nhân xác suất giai đoạn
Giữ khách khi hết hạn hợp đồng
đo bằngSố hợp đồng sắp hết hạn, đã quá hạn, giá trị cần giữ qua gia hạn
Dữ liệu sạch, không mất khi nhân sự nghỉ
đo bằngSố hồ sơ nghi trùng cần gộp, bàn giao cơ hội khi khoá tài khoản
Hai gói theo quy mô đội, trả trước 12 tháng tiết kiệm tới 25%
Cùng một hệ thống; gói Doanh nghiệp thêm tính năng phối hợp cho đội.
Cá nhân
1 người dùng · chủ doanh nghiệp hoặc sales tự quản lý khách
- Pipeline, việc tự động, hạn gọi theo Hot / Warm / Cool
- Hợp đồng và nhắc gia hạn 90 / 60 / 30 / 7 ngày
- Zalo, SMS, Google Calendar; kết nối BowNow (tuỳ chọn)
- Báo cáo và dùng trên điện thoại như một ứng dụng
Doanh nghiệp
2 - 5 người dùng · một mức giá cho cả đội
- Toàn bộ tính năng của gói Cá nhân
- Phân quyền theo Bộ phận x Cấp bậc, chi tiết Thêm / Sửa / Xoá
- Tự giao lead, nhắc tên @ đồng nghiệp, chống trùng giữa các sales
- Báo cáo theo từng sales, bàn giao khách khi có người nghỉ việc
Đội trên 5 người dùng: liên hệ để được tư vấn gói phù hợp.
Cần thêm dung lượng: liên hệ để được tư vấn.
Phí gửi Zalo ZNS và SMS brandname tính theo bảng giá của Zalo và eSMS.vn.
Dùng thử trước, rồi cấu hình theo đúng cách đội anh chị đang bán hàng
Dùng thử hệ thống demo
- Truy cập
Mở democrm.b2bconversion.vn bằng máy tính hoặc điện thoại.
- Chọn vai trò
BOD, Sales, Marketing ở cấp Quản lý và Nhân sự.
- Đăng nhập
Tích xác nhận lưu ý rồi đăng nhập.
- Trải nghiệm
Chạy thử từ nhận lead tới báo cáo; đổi tài khoản để thấy phân quyền.
- Đặt lịch triển khai
Trao đổi với B2BConversion để lên kế hoạch cấu hình.
- Mỗi lần đăng nhập là một phiên thử mới, bắt đầu từ cùng bộ dữ liệu mẫu
- Người khác không thấy dữ liệu anh chị thêm vào
- Hết 6 giờ, hệ thống tự đăng xuất và xoá dữ liệu thử
Triển khai cho doanh nghiệp
- Khảo sát
Quy trình bán hàng, nguồn lead, cách phân loại Hot / Warm / Cool.
- Khởi tạo
Hệ thống riêng có HTTPS; kết nối BowNow nếu có.
- Cấu hình
Pipeline, việc tự động, giờ làm việc, mốc gia hạn, mẫu tin nhắn.
- Người dùng và dữ liệu
Tạo tài khoản, nhập hợp đồng, nối Zalo OA, eSMS, Google Calendar.
- Đào tạo và chạy thật
Hướng dẫn từng vai trò, chạy thử trên dữ liệu thật.
- Danh sách nhân sự và vai trò
- Danh sách khách hàng và hợp đồng đang hiệu lực
- Tài khoản BowNow
- Zalo OA, eSMS
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp chưa dùng BowNow có dùng được X-CRM B2B không?
Được. Phần lớn tính năng không phụ thuộc BowNow.
- Sales nhập lead tay với mức Hot, Warm, Cool
- Pipeline, việc tự động, hợp đồng, báo cáo chạy như bình thường
- Khi dùng BowNow, kết nối thêm để lead tự vào pipeline
Kết nối BowNow đồng bộ những dữ liệu nào?
- Từ BowNow sang CRM: lead Hot / Warm kèm trạng thái, nguồn, tag, form, trường tuỳ chỉnh, ghi chú marketing
- Dữ liệu công ty: số lead, người truy cập, phiên
- Từ CRM về BowNow: Thắng, Thua, Pending (về Cold); ghi chú, cuộc gọi dạng memo
- Nhật ký tích hợp: ghi lại từng lần đồng bộ để tiện đối chiếu
Dữ liệu khách hàng lưu ở đâu và thuộc về ai?
Dữ liệu khách hàng thuộc về doanh nghiệp.
- Nơi lưu: hạ tầng đám mây Cloudflare, tên miền riêng có HTTPS; có thể cài trên máy chủ riêng (VPS) nếu có yêu cầu
- Tách biệt: mỗi doanh nghiệp có hệ thống và dữ liệu riêng
- Sao lưu: khôi phục được theo thời điểm trong 30 ngày, giữ lịch sử 3 năm gần nhất
- Dung lượng: tối đa 5GB với gói Cá nhân, 25GB với gói Doanh nghiệp
Có điều chỉnh được theo quy trình bán hàng riêng của công ty không?
Có. Quản trị viên tự thiết lập:
- Giai đoạn pipeline: thêm, đổi tên, sắp xếp, đặt xác suất chốt
- Bộ việc tự động cho từng giai đoạn
- Loại công việc, nguồn cơ hội, trường tuỳ chỉnh
- Giờ làm việc và ngày nghỉ lễ
Bắt đầu từ lead tiếp theo của doanh nghiệp anh chị
Dùng thử demo theo vai trò BOD, Sales, Marketing, hoặc trao đổi với B2BConversion để cấu hình theo quy trình của anh chị.